NinjaSuites platform and SuitesChat
Effective date: 28 October 2026
NINJASUITES AI SDN BHD, Malaysia ("we", "us", or "our"), provides the NinjaSuites platform, including SuitesChat by NinjaSuitesAi. This notice explains how we handle personal information through our website, subscribed platform modules, customer portals, application interfaces, AI features, and connected messaging services. Contact [email protected] for privacy questions or requests.
Information we handle
The information involved depends on the features used, the business's configuration, and the information supplied by you or that business:
- Account, business, Staff, and customer details, such as names, contact details, roles, and service addresses.
- Appointments, schedules, work orders, assets, service requests, quotations, invoices, transaction references, payment status, and operational reports.
- Field-service evidence, including attendance records, location information, photos, videos, checklists, and signatures, when those features are used. Device permissions and the feature being used affect what can be collected.
- Portal submissions, feedback, messages, conversation history, attachments, and associated contact or channel identifiers.
- Integration permissions and authorization credentials needed to operate connected accounts, and AI inputs, outputs, workflow activity, and support records.
- Website and application usage information, such as IP addresses, browser/device information, cookies, and diagnostic records.
Information may come directly from you, from your business or its authorized users, from use of the service, or from a connected service that you or the business authorizes. Please provide only information relevant to the service. Do not send passwords or access tokens in support messages.
How and why we use information
We use information to provide and administer accounts and subscriptions; manage customer relationships, scheduling, work orders, field services, portals, and business records; receive and send authorized messages; provide configured AI assistance and workflows; maintain service reliability and security; answer requests; and meet legal obligations.
Where a business uses NinjaSuites or SuitesChat for its customers or Staff, it determines the purposes of those business records and is responsible for providing appropriate notices and having the necessary authority. We process those records on its behalf under its permitted instructions and our agreement. We also handle information for our own account administration, website, billing, support, and legal responsibilities. Contact us if you are unsure which organization should handle a request.
We rely on the permissions, contractual arrangements, consent, and other lawful grounds applicable to the particular processing. Where consent is required, a default setting or continued use alone does not replace it. Withholding information required to provide a feature may prevent that feature from working; you can contact us to discuss available choices.
Facebook, Instagram, and WhatsApp
SuitesChat by NinjaSuitesAi can connect authorized business messaging accounts, including Facebook Pages/Messenger, Instagram, and WhatsApp. Depending on the permissions granted and channel used, this can involve business/account identifiers, profile or contact information, messages, attachments, delivery events, and connection credentials. We use this information to provide the relevant business's authorized messaging services.
Meta Platform Data is subject to the originating platform's restrictions. It may not be repurposed for our own or another customer's purposes contrary to those restrictions. Our service-improvement provisions do not authorize using Meta messages or derived examples to improve shared AI systems where the applicable platform terms prohibit that use. A customer's permission or an email opt-out does not override those terms.
AI processing and optional offline improvement
SuitesChat AI features can send relevant messages, context, and attachments through OpenRouter to the model provider serving a request. The SuitesChat AI Gateway is configured to request zero data retention. That routing control concerns provider-side retention; it does not erase records in our applications, cover every external tool, or guarantee that processing stays in Singapore. Provider terms and legal obligations also apply. See OpenRouter's Privacy Policy.
We do not train or fine-tune AI models on customer messages. Separately, eligible conversations and AI outputs may be used for offline testing and improving prompts, workflows, and system behavior. This improvement use is enabled by default only where permitted by law, customer agreements, and the originating platform's rules. This clause does not authorize general reuse of unrelated financial, field, or Staff records.
You can object to this offline reuse by emailing [email protected] with the subject "NinjaSuites service-improvement opt-out". Identify the product, business, or workspace so we can locate the relevant scope. An authorized business representative can request a workspace-level opt-out; an individual can object to reuse of their own information. We may verify identity or authority. This request is separate from AI processing needed to provide a configured AI feature and from a request to delete information.
Sharing, service providers, and locations
Information is available to authorized business users according to their access and configuration. We also use service providers for hosting and storage, communications, payments, diagnostics, and AI processing as relevant to the service. They receive the information needed for their role, subject to applicable contractual and legal requirements. Connected messaging or payment platforms handle information under their own terms and privacy notices. We may disclose information where required by law or necessary to address a legal claim or protect the security and rights of people and the service.
Our declared application server region is Singapore. External providers, including OpenRouter and downstream model providers, may process information in other countries. Singapore hosting is not a commitment that all data, backups, or provider processing remain in Singapore. Cross-border processing remains subject to applicable legal requirements and the relevant service arrangements. You can contact us about the providers involved in your use of the service.
Cookies and website analytics
Our website and applications use cookies or similar technologies for functions such as sessions, preferences, security, and understanding service usage. The website uses Google measurement/tagging services and Microsoft Clarity. These services may process device and interaction information under their own privacy notices. You can manage cookies through your browser and any choices presented by the relevant service; blocking necessary cookies can affect functionality. For details, see Google's Privacy Policy and Microsoft's Privacy Statement.
Retention and security
Retention depends on the purpose, the customer's instructions and agreement, the type of record, platform requirements, and applicable legal obligations. Business records may remain while an account and its service or record-keeping purpose continue. We do not apply a single automatic expiry period to every record, and cancellation or disconnecting an integration does not itself erase previously stored information.
You or the responsible business can ask us to review information that is no longer needed or request deletion. Some records may need to be kept for legal, tax, security, fraud-prevention, or dispute purposes. Recovery backups can retain copies until they are replaced or removed under the applicable backup process. We assess the scope, lawful exceptions, and handling of remaining copies when processing a request; we do not promise immediate erasure from every backup or independent third-party system.
We use access restrictions and other safeguards appropriate to our services. No internet service or transmission is completely secure. Please report a suspected security issue to [email protected] without including credentials or unnecessary personal data.
Your choices and requests
Depending on applicable law and the circumstances, you may request access, correction, deletion, withdrawal of consent, or an objection to particular processing. Email [email protected]. You do not need a platform account to request help about your own information. We may verify identity or authority and coordinate with the business responsible for the records. We handle requests without undue delay and in accordance with applicable legal and platform requirements, and explain relevant limitations or retention exceptions.
See our Data Deletion Instructions. Identify whether a request concerns NinjaSuites, SuitesChat, or both; deletion in one product does not automatically authorize deletion across unrelated products or workspaces. Our removal of data does not itself remove copies held by an independent messaging platform, payment provider, or other recipient. You may also raise a concern with the relevant data-protection authority.
Changes and contact
We update this notice when our practices change and identify its effective date. Where additional notice or consent is required, we will follow those requirements. Contact: NINJASUITES AI SDN BHD, Malaysia, at [email protected].
Notis Privasi — Bahasa Malaysia
Tarikh berkuat kuasa: 28 Oktober 2026
NINJASUITES AI SDN BHD, Malaysia ("kami"), menyediakan platform NinjaSuites, termasuk SuitesChat by NinjaSuitesAi. Notis ini menerangkan pengendalian maklumat peribadi melalui laman web, modul platform, portal pelanggan, antara muka aplikasi, ciri AI dan perkhidmatan pemesejan yang disambungkan. Hubungi [email protected] untuk pertanyaan atau permintaan privasi.
Maklumat dan sumbernya
Bergantung pada ciri, konfigurasi perniagaan dan maklumat yang diberikan, kami mengendalikan butiran akaun, perniagaan, kakitangan dan pelanggan; maklumat hubungan dan alamat perkhidmatan; janji temu, jadual, pesanan kerja, aset, sebut harga, invois, rujukan transaksi, status pembayaran dan laporan; serta bukti perkhidmatan seperti rekod kehadiran, lokasi, foto, video, senarai semak dan tandatangan apabila ciri berkenaan digunakan. Kebenaran peranti dan ciri yang digunakan mempengaruhi pengumpulan maklumat.
Maklumat lain termasuk penyerahan portal, maklum balas, mesej, lampiran, pengecam saluran, kebenaran dan kelayakan sambungan, input/output AI, aktiviti aliran kerja, rekod sokongan, alamat IP, maklumat pelayar/peranti, kuki dan diagnostik. Maklumat boleh datang daripada anda, perniagaan atau pengguna yang dibenarkan, penggunaan perkhidmatan, atau perkhidmatan pihak ketiga yang disambungkan dengan kebenaran. Berikan maklumat yang berkaitan sahaja. Jangan hantar kata laluan atau token akses melalui mesej sokongan.
Tujuan dan tanggungjawab
Kami menggunakan maklumat untuk menyediakan dan mentadbir akaun/langganan, operasi pelanggan dan perkhidmatan, penjadualan, pesanan kerja, kerja lapangan, portal, rekod perniagaan, pemesejan, bantuan AI, aliran kerja, keselamatan, sokongan dan pematuhan undang-undang.
Perniagaan yang menggunakan platform untuk pelanggan atau kakitangannya menentukan tujuan rekod tersebut dan bertanggungjawab memberikan notis serta mendapatkan kuasa yang diperlukan. Kami memproses rekod bagi pihaknya mengikut arahan yang dibenarkan dan perjanjian kami. Kami juga memproses maklumat bagi pentadbiran, laman web, pengebilan, sokongan dan tanggungjawab undang-undang kami sendiri. Kami bergantung pada kebenaran, perjanjian, persetujuan atau asas sah lain yang berkenaan. Tetapan lalai atau penggunaan berterusan tidak menggantikan persetujuan yang diwajibkan. Tanpa maklumat yang diperlukan, sesetengah ciri mungkin tidak dapat disediakan.
Pemesejan Meta dan AI
Sambungan Facebook Pages/Messenger, Instagram dan WhatsApp boleh melibatkan pengecam akaun/perniagaan, butiran profil atau hubungan, mesej, lampiran, peristiwa penghantaran dan kelayakan sambungan, bergantung pada kebenaran dan saluran. Data ini digunakan untuk perkhidmatan pemesejan perniagaan yang dibenarkan. Data Platform Meta tertakluk pada sekatan platform asal dan tidak boleh digunakan bagi tujuan kami sendiri atau pelanggan lain yang bercanggah dengan sekatan tersebut. Peruntukan penambahbaikan kami tidak membenarkan penggunaan mesej Meta atau contoh terbitan untuk menambah baik sistem AI bersama apabila terma platform melarangnya. Kebenaran pelanggan atau pilihan keluar melalui e-mel tidak mengatasi sekatan tersebut.
Ciri AI SuitesChat boleh menghantar mesej, konteks dan lampiran berkaitan melalui OpenRouter kepada penyedia model yang mengendalikan permintaan. Gerbang AI SuitesChat dikonfigurasi untuk meminta pengekalan data sifar. Kawalan ini berkaitan dengan pengekalan oleh penyedia dan tidak memadam rekod aplikasi kami, merangkumi setiap alat luaran atau menjamin pemprosesan di Singapura sahaja. Terma penyedia dan kewajipan undang-undang turut terpakai. Lihat Dasar Privasi OpenRouter.
Kami tidak melatih atau memperhalus model AI menggunakan mesej pelanggan. Secara berasingan, perbualan dan output AI yang layak boleh digunakan bagi ujian luar talian serta penambahbaikan arahan, aliran kerja dan tingkah laku sistem. Penggunaan ini diaktifkan secara lalai hanya apabila dibenarkan oleh undang-undang, perjanjian pelanggan dan peraturan platform asal. Ia bukan kebenaran umum untuk menggunakan semula rekod kewangan, kerja lapangan atau kakitangan yang tidak berkaitan.
Anda boleh membantah penggunaan semula luar talian dengan menghantar e-mel kepada [email protected], menggunakan tajuk "NinjaSuites service-improvement opt-out" dan mengenal pasti produk, perniagaan atau ruang kerja. Wakil perniagaan yang dibenarkan boleh meminta pilihan keluar bagi ruang kerjanya; individu boleh membantah penggunaan maklumatnya sendiri. Pengesahan identiti atau kuasa mungkin diperlukan. Permintaan ini berbeza daripada pemprosesan AI untuk menyediakan ciri yang digunakan atau permintaan pemadaman.
Perkongsian, lokasi dan kuki
Pengguna perniagaan yang dibenarkan boleh mengakses maklumat mengikut akses dan konfigurasi mereka. Penyedia pengehosan/storan, komunikasi, pembayaran, diagnostik dan AI menerima maklumat yang diperlukan untuk peranan mereka tertakluk pada keperluan kontrak dan undang-undang. Platform pemesejan atau pembayaran bebas mempunyai terma dan notis sendiri. Pendedahan juga boleh berlaku apabila diwajibkan undang-undang atau diperlukan untuk tuntutan undang-undang, keselamatan atau perlindungan hak.
Rantau pelayan aplikasi yang dinyatakan ialah Singapura. Penyedia luaran, termasuk OpenRouter dan penyedia model, boleh memproses data di negara lain. Ini bukan jaminan bahawa semua data, sandaran atau pemprosesan kekal di Singapura. Pemindahan rentas sempadan tertakluk pada undang-undang dan pengaturan perkhidmatan yang berkenaan. Hubungi kami untuk maklumat tentang penyedia yang berkaitan dengan penggunaan anda.
Kuki atau teknologi serupa digunakan bagi sesi, pilihan, keselamatan dan pemahaman penggunaan. Laman web menggunakan perkhidmatan pengukuran/pengetagan Google dan Microsoft Clarity, yang boleh memproses maklumat peranti dan interaksi mengikut notis mereka. Urus kuki melalui pelayar dan pilihan yang disediakan oleh perkhidmatan berkenaan; menyekat kuki yang diperlukan boleh menjejaskan fungsi. Lihat Dasar Privasi Google dan Pernyataan Privasi Microsoft.
Pengekalan dan keselamatan
Pengekalan bergantung pada tujuan, arahan/perjanjian pelanggan, jenis rekod, keperluan platform dan undang-undang. Rekod perniagaan boleh kekal semasa tujuan akaun, perkhidmatan atau penyimpanan rekod masih berterusan. Tiada satu tempoh luput automatik bagi semua rekod; pembatalan atau pemutusan sambungan tidak dengan sendirinya memadam data terdahulu.
Anda atau perniagaan yang bertanggungjawab boleh meminta semakan maklumat yang tidak lagi diperlukan atau pemadaman. Sesetengah rekod mungkin diperlukan bagi undang-undang, cukai, keselamatan, pencegahan penipuan atau pertikaian. Salinan sandaran boleh kekal sehingga diganti atau dipadam melalui proses sandaran yang berkenaan. Kami menilai skop, pengecualian sah dan salinan yang tinggal semasa mengendalikan permintaan; kami tidak menjanjikan pemadaman serta-merta daripada semua sandaran atau sistem pihak ketiga bebas. Kami menggunakan sekatan akses dan perlindungan lain yang sesuai, tetapi tiada perkhidmatan internet yang selamat sepenuhnya. Laporkan isu keselamatan tanpa menghantar kelayakan akses atau data peribadi yang tidak perlu.
Hak, permintaan dan perubahan
Bergantung pada undang-undang dan keadaan, anda boleh meminta akses, pembetulan, pemadaman, penarikan persetujuan atau membantah pemprosesan tertentu melalui [email protected]. Akaun platform tidak diperlukan untuk membuat permintaan mengenai maklumat sendiri. Kami mungkin mengesahkan identiti/kuasa dan berhubung dengan perniagaan yang bertanggungjawab. Permintaan dikendalikan tanpa kelewatan yang tidak wajar, mengikut keperluan undang-undang/platform, dengan penjelasan tentang batasan dan pengecualian pengekalan yang berkenaan.
Lihat Arahan Pemadaman Data. Nyatakan NinjaSuites, SuitesChat atau kedua-duanya; permintaan bagi satu produk tidak secara automatik membenarkan pemadaman merentas produk atau ruang kerja yang tidak berkaitan. Pemadaman oleh kami tidak memadam salinan pada platform pemesejan, penyedia pembayaran atau penerima bebas. Anda juga boleh mengemukakan aduan kepada pihak berkuasa perlindungan data yang berkaitan.
Notis ini dikemas kini apabila amalan berubah dan tarikh berkuat kuasanya dinyatakan. Keperluan notis atau persetujuan tambahan akan dipatuhi. Hubungi NINJASUITES AI SDN BHD, Malaysia, melalui [email protected].